Гүйцэтгэлийн үнэлгээний явцад түгээмэл гардаг асуудлын нэг нь бидний сонгосон KPI үзүүлэлтүүд байгууллагын стратеги зорилгуудтай холбоогүй, тэдний гүйцэтгэлийг харуулж чаддаггүй тохиолдлууд байдаг. Энэ асуудлын шалтгааныг илүү тодорхой ойлгохын тулд бид дараах түгээмэл гардаг асуудлууд болон түүнийг хэрхэн шийдвэрлэх тухай зөвлөгөөг хүргэж байна.
1. Стратеги төлөвлөгөөгөө ойлгомжтойгоор зорилго, зорилтууд руу хөрвүүлээгүй байдаг – ихэнх байгууллагын хувьд стратеги төлөвлөгөө нь богино, дунд, урт хугацаанд хийгддэг. Харин эдгээр төлөвлөгөөнүүд нь зарим чухал шинжүүдийг агуулаагүй байдаг, жишээ нь хүлээгдэж байгаа үр дүн тодорхой байх болон амжилтыг юугаар хэмжих үү гэх мэт.
Үүнийг тодорхой болгохын тулд стратеги зорилтуудаа маш оновчтой, ойлгомжтой тодорхойлох хэрэгтэй. Жишээ нь Ажилтнуудын сэтгэл ханамжийг нэмэгдүүлэх, Хүргэлтийн процессийг сайжруулах, Дахин боловсруулалтын зардлыг бууруулах эсвэл Зах зээлд эзлэх хувь хэмжээгээ нэмэгдүүлэх гэх мэт.
Шийдэл : Зорилго тодорхойлох хамгийн түгээмэл ашиглагддаг техник болох SMART загвар байдаг. Чухал тоон мэдээллүүд, жишээ нь цаг хугацаа, тоо хэмжээг тухайн зорилгын гүйцэтгэлийг хэмжих KPI-аар тодорхойлно.
2. KPI-ийг сонгохдоо стратегитайгаа уялдуулж чадаагүй буюу KPI сонгох процесст тухайн түлхүүр үзүүлэлтийг стратегийн зорилго зорилтын гүйцэтгэлийг илэрхийлж чадахаар үзүүлэлт сонгож чадаагүй байдаг.
Шийдэл : Гүйцэтгэлийг хэмжихдээ дараах 3 асуултанд хариулж үзээрэй:
- Бид юунд хүрэхийг зорьж байгаа вэ?
- Түүндээ бид хэрхэн хүрэх вэ?
- Бид зорилгодоо хүрсэн эсэх, явцын гүйцэтгэлийг хэмжих хамгийн оновчтой арга нь юу байх вэ?
Гуравдах асуулт нь ямар KPI хамгийн оновчтой тохирохыг тодорхойлж өгнө. Ихэнхи тохиолдолд зорилгын гүйцэтгэлийг хэмжих хэд хэдэн хувилбарууд байж болно. Жишээ нь “Харилцагчийн сэтгэл ханамжийг нэмэгдүүлэх” зорилтын гүйцэтгэлийг хэмжихдээ маркетингийн багийнхан %Харилцагчийн сэтгэл ханамжийн хувь эсвэл #Харилцагчийн сэтгэл ханамжийн индекс гэсэн түлхүүр үзүүлэлтүүдийг алиныг нь ч сонгож болно.
Аль түлхүүр үзүүлэлтийг сонгох нь тухайн байгууллагын нөөцийн хуваарилалт гэх мэт хүчин зүйлсээс шалтгаална. Жишээ нь Харилцагчийн сэтгэл ханамжийн индексийг тодорхойлохын тулд хэд хэдэн төрлийн судалгаа авах цаг хугацаа, мөнгө болон хүний зардал гарна.
KPI-аа сонгох олон төрлийн нөхцлүүдийг ашиглаж болох хэдий ч тухайн KPI нь танай байгууллагын стратеги зорилтын гүйцэтгэлийг шууд илэрхийлэх ёстой гэдгийг мартаж болохгүй.
3. Хамааралгүй KPI сонгох - бид хэмжихэд хялбар зүйлсээ хэмжих хандлага байдаг. KPI сонгох воркшопын үеэр бид байнга ашигладаг, хамгийн сайн мэддэг, хэмжихэд хялбар KPI-уудаа сонгох гээд байдаг.
Шийдэл : Энэ асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд KPI-ийг хэмжихэд зарцуулж байгаа хүчин чармайлт нь олж авсан үр ашгаас их байх ёсгүй гэдгийг санаарай, гэхдээ гол шалгуур нь хамаарал хэвээр байна.
4. Хамааралгүй KPI сонгох – өөрийн салбарт түгээмэл ашиглагддаг түлхүүр үзүүлэлтийг сонгох хандлага байдаг, дээрх жишээнд дурдсантай адилаар менежерүүд өрсөлдөгчдийн ашигладаг түлхүүр үзүүлэлт гэх мэт бэлэн жишээг ашиглах гээд байдаг.
Бенчмаркинг хийх нь гүйцэтгэлийг хэмжихэд түгээмэл ашиглагддаг арга, гэхдээ түүнийг ухаалгаар ашиглах хэрэгтэй. Нэг салбарт ажилладаг, ижил үйл ажиллагаа эрхэлдэг компаниудын хувьд ч стратеги зорилтууд нь ялгаатай байдаг тул шууд авч ашиглах нь учир дутагдалтай.
Шийдэл : Бенчмаркинг дата ашиглаж болно, гэхдээ стратеги зорилтын хүрээнд тохирох эсэхээ үнэлж, хамаарлыг нь тооцоолоорой.
5. Стратеги төлөвлөлтийн мөчлөг тутамд KPI-аа хянадаггүй – стратеги тодорхой хугацаанд өөрчлөгдөж байдаг. Маш сайн тодорхойлогдсон стратеги байсан ч зах зээл, бизнесийн орчны өөрчлөлтөөс хамаарч шинэ төслүүд хэрэгжүүлэх, стратеги зорилтууддаа өөрчлөлт оруулах тохиолдол байдаг. Эдгээр бүх өөрчлөлтүүдийг дагаад стратеги зорилтууд болон KPI-уудаа тодорхой давтамжтайгаар хянаж үзэх, шинэчлэх зуршлыг бий болгох хэрэгтэй.
Шийдэл : Стратегиа эргэн харах, дахин шинэчлэх үйл ажиллагаа нь зохион байгуулалттайгаар, тогтмол хийгдэх ёстой. Шинэ стратегийн чиглэл нэмэгдэхэд түүнийг хэмжих түлхүүр үзүүлэлтүүд шинээр тодорхойлно. Стратегиа жилдээ дор хаяж нэг удаа, зарим өрсөлдөөнтэй зах зээлд түүнээс ч олон удаа хийхийг зөвлөдөг, үүнтэй уялдаад гүйцэтгэлийг хэмжих KPI үзүүлэлтүүдээ мөн дахин хянаж шинэчлэх хэрэгцээ гарна.
Цаг хугацаа өнгөрөх тутам байгууллага хөгжиж өөрчлөгдөж байдаг. Түүнийг дагаад түлхүүр үзүүлэлтүүдээ шинэчилж, түүнийг хэмжих арга аргачлалууд нь сайжирч явдаг.
KPI-ийг ашигласны гол үнэ цэнэ нь гүйцэтгэлийг хэмжих процессоос олж авсан тоон мэдээлэл нь бизнес төлөвлөлт, шийдвэр гаргалтанд чухал үүрэг гүйцэтгэж, оновчтой шийдвэр гаргалтанд тусладаг. Тийм учраас дээрх асуудлуудыг зөв шийдвэрлэж чадснаар одоогийн гүйцэтгэлийн удирдлагын арга барилаа сайжруулж чадна.